Expense report の憂鬱

月末になると、Expense Report(経費精算書)作成大会が始まります。その月に使った経費をまとめてレポート化する作業です。Skype Japanのメンバーは、だいたい25日過ぎごろからExpenase Reportのことが頭に浮かんできて、そろそろだな、と思います。まめな人はきっと、レシートを溜め込む前に少しずつまとめ始めるのでしょうが、僕は月末に一気にやるので大変な作業になります。。。誰か代わりにやってくれないかな。

まず時系列にレシートを並べなおす時点で疲労困憊。大きさもフォーマットも違うレシートを、今度は時系列にA4の紙に貼っていきます。そしてExcelのExpense Reportのフォーマットにそれぞれを記入し、各行の通し番号と同じ番号をレシートにも振っていきます。

せめて時系列になるようにレシートを溜めていけばよいのですが、ついその時は面倒で、引き出しの中にバラバラと入れてしまうのがいけません。これはそろそろソリューションを考えないといけないな。(毎週やればいいじゃん、とかそういうのはソリューションではありませんので、そういうアドバイスしないように。念のため。笑)画期的なアイディアを募集します。商品は特にありません。その代わり、「この方法は誰々から教えてもらった」と会う人会う人に伝えます。それでどうでしょうか。ああー余計なことを考えて現実逃避をしている自分に気付いたよー。まだ「時系列に並べる」という段階だよー。面倒だけど、よく考えると、最も大切な仕事ですね。収入に直結します(立て替えている経費なので収入じゃないけど)。

そうやってようやく完成したExpense Reportは、メンバーのものと一緒にLuxembourgの本社に送ります。そして問題なければすぐに支払われます。

眠いが、頑張ろう。。

Comments

[投稿情報: n-yoshi]

オートソーティングメソッドとオートリバースストレージングメソッドを組み合わせたシリアルローディングをオススメします。
コレには、複数のポケットを持つおサイフとレシート収納用の蓋付き小箱が必須です。

先ず、受け取ったレシートは札入れ部分の一ポケットを消費し、そこに常に同じ方向で、常に時系列ソートした状態で財布の中に納めます。
例えば、二つ折りの財布ならレシートの表面が財布の内側を向き、レシートの上側が開いた財布の右になる様に収納します。その状態で、次のレシートを受け取ったら、必ず同じ向きで、先に収納されているレシートの後ろ(裏側)に収納します。
このホンの僅かな意識づけだけで、財布の中で自動的にソートされた状態になります。
次に、レシートでパンパンになったお財布からレシートを取り出す場合ですが、ソートされた状態を崩さない様にそのままで抜き出し、机の引き出しに直接、ではなく、用意した小箱に「表面を下にし」てそっと収納し蓋をます。
アトは、パンパンになる度にソートされた状態のままのレシート達を、そのソート状態を崩さない様に、時系列ソートが継続される様に収納し続けます。

以上により、「時系列に並べる」という作業が基本的に全廃可能となります。
(確認作業自体は別です)

なお、冒頭のメソッド名は思いつきで、今、考えました。
既に同名のメソッドがあった場合、適宜処理して下さいw

[投稿情報: siwata]

n-yoshiさん、コメントありがとうございます。確かにそれしかないですよね。たぶん気をつけないといけないのは、非常に急いでいるとき、かつタクシーなどの支払いをしなければいけないとき、それと酔っぱらっているときかな。一度でも狂うとやる気無くなりそうですからね。それとやはり財布から取り出して引き出しに入れるとき。大体レシートは折れ曲がっていてきれいに重なってくれないので、クリアケースや、クリップなどを使ってソートされた状態で押さえつけないといけませんね。とにかく今月はご提案いただいたシリアルローディングで行きます！

[投稿情報: HK]

もらった瞬間に写真に撮っちゃえば？
今のコンパクトカメラのマクロなら十分に使えます。
EXIFで日付も保存されるしね。
証憑として有効かどうかは知りませんが。
重要なメモや資料は写真で何度助かったことか。

[投稿情報: siwata]

HKさんコメントありがとうございます。レシートは現物が必要なので難しいですが、許されるようになったら写真撮る方法は一番いいですね。紙の整理も、ソートも、しかもA4の紙に貼る作業すらスキップできますね。